Minutes of Meeting
A Minutes of Meeting, avagy rövidített nevén MoM helyettesíti a hagyományos jegyzőkönyveket, ám azon túl, hogy az adatokat rögzíti - erre bármelyik szövegszerkesztő alkalmazás is képes -, a jegyzőkönyvhöz kapcsolódó tevékenységeket automatikusan elvégzi (workflow-ba rendezi). Ez alatt értendők a jegyzőkönyv változásairól hírt adó vagy a feladatok határidejének lejártára figyelmeztető e-mailek, valamint a jegyzőkönyv automatikus lezárása egy adott határidő után.
A program olyan adatbázisban tárolja a jegyzeteket, melyben egyszerű és gyors a keresés, illetve több szempont szerint végezhető szűrés.
Egy jegyzőkönyv élete
- A jegyzőkönyv rögzítése a MoM programban
- Amint a szerkesztő a "Jegyzőkönyv befejezése" gombra kattint, a Jegyzőkönyv státuszból átkerül a dokumentum a Piszkozat státuszba.A program automatikusan e-mait küld az értekezlet résztvevőinek a részletekről, tájékoztat a "Piszkozat" létrejöttéről és elérhetőségéről, és egyben felhívja a résztvevők figyelmét, hogy küldjék el megjegyzéseiket a piszkozattal kapcsolatban.
- A megjegyzéseket a jóváhagyó bírálja felül, és építi be a jegyzőkönyvbe.
- A megjegyzések elküldésének határideje lejár, a dokumentum automatikusan átkerül a harmadik, Piszkozat megjegyzések után státuszba.
- A jóváhagyónál megjelenik a "Jóváhagyás" gomb, melyre ha rákattint, a jegyzőkönyv a Végső státuszba lép. A rendszer e-maileket küld a kész jegyzőkönyvről a célszemélyeknek (résztvevők és mások, akiket informálni szeretnénk a megbeszélés eredményéről). Ha a jóváhagyó személy elmulasztja ezt megtenni, a MoM automatikusan lezárja a jegyzőkönyvet a határidő lejártakor.
A jegyzőkönyvben rögzített feladatoknál beállítható, hogy kiknek és mely napokon küldjön a program figyelmeztető e-maileket, melyek a feladatok elvégzésére, határidejére emlékeztetnek. Ez a funkció működik még nyitott és már lezárt (jóváhagyott) jegyzőkönyvek estében is.
Hogyan könnyíti meg a MOM a munkáját?
- digitális adattárolás
Digitális formában tárolja a jegyzőkönyvek adatait, szöveg és hang rögzítésére is alkalmas. Egy témához kapcsolódóan akár több hangfelvétel is készíthető.
- keresés
A program olyan adatbázisban tárolja a jegyzeteket, melyben egyszerű és gyors a keresés, valamint több szempont szerint végezhető szűrés.
- endszerezés
A jegyzőkönyvek és a napirendi pontok típusának, helyszínének, nyelvének alkalmas megválasztásával jól kategorizálhatók az adatok. A rendszerezés a következő szempontok szerint történhet:
- Jegyzőkönyv: dátum, nyelv, résztvevők, helyszín, projekt, régió, státusz, típus
- Napirendi pont: kategória, cég, termék, feladat státusza, feladat határideje, feladat felelőse, típus
- automatikus feladatkezelés
A jegyzőkönyvhöz kapcsolódó tevékenységeket a program automatikusan elvégzi (workflow-ba rendezi). Például automatikusan e-mailt küld a jegyzőkönyv változásairól vagy a feladatok határidejének lejártáról. Ezen kívül ún. ügynökfolyamatok kezelik a következőket:
- Uncompleted Meeting ügynök: Ha a jegyzőkönyvet a szerkesztő rögzítette, elmentette, de nem fejezte be, azaz nem kattintott a "Jegyzőkönyv befejezése" gombra, akkor a minden éjjel lefutó program naponta küld egy e-mailt a szerkesztőnek a lezáratlan jegyzőkönyv miatt.
- Remark Deadline ügynök: Ez a kis program azt figyeli, hogy melyik napra állította be a szerkesztő azt a határidőt, amíg megjegyzéseket lehet fűzni a jegyzőkönyvhöz. Ha ez a határidő lejárt, az ügynök automatikusan a "Piszkozat megjegyzések után" státuszba helyezi a jegyzőkönyvet.
- AutoApprove ügynök: Ha a jóváhagyó személy nem kattint a "Jóváhagyás" gombra - mert például beteg -, a beállított határidő lejártakor a program automatikusan lezárja a jegyzőkönyvet.
- sablonok
A munka felgyorsítható sablonok használatával, melyekbe a leggyakrabban használt beállítások menthetőek el.
- szerver-kliens architektúra
Az adatokat egy szerver tárolja, amit bárki - akinek megfelelő jogosultsága van - bármikor, a világ bármely pontjáról elérhet. Az adatok biztonságosan védettek az illetéktelen felhasználók elől felhasználó név és jelszó segítségével. Ezen kívül az adatokról napi vagy heti rendszerességgel mentés készíthető, így a hardvermeghibásodás okozta adatvesztés elkerülhető.
- többnyelvűség
A program elérhető magyar és angol nyelvű változatban.
- több plaformon is
Használható IBM Lotus Notes és webes platformon is.
MoM webes alapokon
Kiknek ajánljuk a MoM webet?
Önnek,
- ha Önnek nem okoz gondot a webes felület használata,
- ha sokat van távol az irodájától, mégis szeretné mindig a megfelelő helyen rögzíteni megbeszéléseit,
- ha nem szeretne kliens programok installálásával, beállításával foglalkozni.
Akár rendelkezik saját szerverrel és informatikai szakemberekkel, akár nem, élvezheti a MoM web előnyeit!
A MoM web előnyei
- - Nem kell kliensprogramokat installálnia.
- - Megfelelő biztonsági eszközök alkalmazásával, vagy a használat intranetre történő korlátozásával biztonságos és rendkívül rugalmas eszköze lehet az online közös munkának.
- - Intraneten és interneten keresztül is használható.
- - Használhatja saját szerverét, de lehetséges szerver bérlete is a program futtatásához.
- - A karbantartás és az üzemeltetés feladatai átháríthatók az ITPH Kft.-re.
Szoftverkövetelmények
- Szerver: Webszerver PHP modullal (például: Personal Web Server 3 és 4 vagy újabb verzió, Internet Information Server 3 és 4 vagy újabb verzió, Apache 1.3.x, Apache 2.0.x (experimental), OmniHTTPd 2.0b1 vagy újabb verzió, Oreilly Website Pro, Xitami, SunONE Webserver, Netscape Enterprise Server, iPlanet)
- Munkaállomások: Egy böngésző (Mozilla 1.1, Firefox 0.6 vagy ennél magasabb verzió, Internet Explorer 5.5 vagy magasabb verzió)
Hardverkövetelmények
- Szerver (minimális):
1,5 GHz processzor
20 Gbyte HDD
256-512 MB RAM
100 Mbit/s hálózati adapter
CD író az archiváláshoz
- Szerver (javasolt):
3 GHz processzor
2x80 Gbyte HDD
1 GB RAM
100 Mbit/s hálózati adapter
mentő- és archiváló rendszer
- Munkaállomások(minimális):
Pentium III. 533MHz
64 MB RAM
1024 x 768 felbontás
10 Mbit/s hálózati adapter
- Munkaállomások(javasolt):
Pentium III. 1 GHz
128 MB RAM
1024 x 768 felbontás
10 Mbit/s hálózati adapter
|
MoM IBM Lotus Notes alapokon
Kiknek ajánljuk a MoM Lotust?
Önnek,
- ha Ön Lotus Notes-ot használ levelezésre, erőforrás-lefoglalásra, vagy egyéb célra készített, "házi" alkalmazások futtatására,
- ha gyakran dolgozik együtt olyan kollégákkal, akik nem használnak Lotus Notes-ot, mégis hasznos lenne bevonni őket a közös munkába.
A MoM Lotus előnyei
- Ha már ismeri a Lotus Notes programot, a MoM használata sem fog nehézségeket okozni, minden a már megszokott módon (gombok, menük) működik.
- Nem kell új felhasználó nevet és jelszót megjegyeznie, hiszen levelezőrendszerével együtt működik a MoM.
- A Lotus adatbázis-környezet kimagaslóan jó keresési lehetőségeket biztosít: visszakereshet bármilyen részlet alapján egy jegyzőkönyvet, akár a jegyzőkönyv írójáról, a résztvevőkről vagy a jegyzőkönyvben szereplő szöveg részletéről van szó.
- Azon kollégáinak is küldhet másolatot a jegyzőkönyvből, akik nem használnak Lotus Notes-ot, mindezt e-mailben, közvetlenül a programból, egyetlen kattintással.
Szoftverkövetelmények
- Szerver: Domino Server 5, 6
- Munkaállomások: Lotus Notes 5.x
Hardverkövetelmények
- Szerver (minimális):
Az IBM által meghatározott minimális követelmény.
- Szerver (javasolt):
2 GHz processzor
2 x 80 Gbyte HDD RAID rendszerben
1 GB RAM
1 Gbit/s hálózati adapter
mentő- és archiváló rendszer
- Munkaállomások(minimális):
Az IBM által meghatározott minimális követelmény.
- Munkaállomások(javasolt):
Pentium III. 1 GHz
256 MB RAM
1024 x 768 felbontás
10 Mbit/s hálózati adapter
|
|
